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Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation stellt den Nachweis der korrekten Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen dar.
Warum brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Betriebsprüfer verlangen im Zuge der digitalen Buchführungspflichten sowie der Kassennachschau zunehmend eine Verfahrensdokumentation. Unternehmen aller Branchen stehen daher vor der Frage, ob ihr Umgang mit Belegen und Dokumenten die Anforderungen des Finanzamts erfüllt. Dies gilt vor allem für die Gastronomie, da es sich hier um eine sehr bargeldintensive Branche handelt, bei der der Belege zum täglichen Geschäftsalltag gehören.
Die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus der gesetzlichen Pflicht heraus. Bei der Verarbeitung digitaler Dokumente müssen Unternehmen die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten sowie Belegen erfüllen. Das Ziel besteht darin, die Buchführung und Belegablage so zu dokumentieren, dass diese für sachverständige Dritte, wie Steuer- oder Wirtschaftsprüfer, nachvollziehbar und nachprüfbar sind.
Was sind die Grundsätze der GoBD?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) schreiben vor, dass die Buchführung bei allen elektronischen Belegen jederzeit nachvollziehbar und vollständig sein muss. Einige dieser Grundsätze wurden bereits 1995 in den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), dem Vorläufer der GoBD, festgelegt.
Um sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden bezüglich Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen, bedarf es der Dokumentation des gesamten organisatorischen und technischen Prozesses. Zu diesem Zweck sind sämtliche Prozesse hinsichtlich
- der Entstehung von Belegen
- der Indizierung von Belegen
- der Speicherung von Belegen
- des Wiederfindens von Belegen
- der Reproduktion archivierter Informationen und
- zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung von Informationen
- (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
in die Verfahrensdokumentation aufzunehmen.
Was ist die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation lässt sich gemäß Rz 152 der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie folgt definieren:
„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“
Während der Corona-Pandemie hatten Unternehmen und Behörden zunächst andere Sorgen. Daher hat sich das Thema Verfahrensdokumentation auch aufseiten der Finanzämter ein wenig verschoben, doch jetzt wird umso mehr geprüft. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist bereits seit Anfang 2015 verpflichtend. Bis 2017 gab es eine Testphase, in der Steuerberater und Finanzämter sich auf diese neue Anforderung einstellen mussten. Seit 2018 wird jedoch auch vermehrt die Verfahrensdokumentation im Rahmen von Betriebsprüfungen geprüft. Das Argument „Das habe ich nicht gewusst.” hat somit an Glaubwürdigkeit verloren.
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Was sind die Inhalte der Verfahrensdokumentation?
Die Dokumentation der Belegablage beschreibt den Weg eines Belegs im Unternehmen sowie die Speicherorte und Zugriffsrechte. Die wesentlichen Punkte in der Verfahrensdokumentation umfassen die Prozesse, wie Unterlagen und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Hierzu zählen auch die eingesetzten IT-Systeme, getroffene Sicherheitsvorkehrungen, Zugriffsberechtigungen und interne Kontrollen. Ebenso müssen sämtliche Änderungen lückenlos festgehalten werden.
Die Dokumentation gemäß den GoBD basiert auf einer standardisierten Methodik zur einheitlichen Strukturierung und gliedert sich in folgende Teilbereiche:
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Betriebsdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Internes Kontrollsystem
Im ersten Teil wird beschrieben, welcher Prozess dokumentiert wird, einschließlich rechtlicher Rahmenbedingungen und des Ortes der Datenhaltung. Die Anwenderdokumentation beschreibt den Prozess in der täglichen Anwendung, einschließlich etwaiger Arbeitsanweisungen oder Schulungen für die Mitarbeiter.
Die Betriebsdokumentation beschreibt, wie die IT-Sicherheit des Betriebs gewährleistet ist, und die technische Systemdokumentation beschreibt die eingesetzte Hard- und Software. Abschließend beschreibt das interne Kontrollsystem, wie die Sicherung der Prozessqualität umgesetzt und kontrolliert wird, einschließlich organisatorischer Regelungen, Kompetenzen und Verantwortungsbereiche.
Beim Einscannen von Belegen gelten besondere Regelungen, insbesondere für das ersetzende Scannen. Hier muss ein ergänzendes Dokument, die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, angefertigt werden. Darin wird unter anderem festgehalten, wer welche Belege einscannen darf und wann die Originalbelege vernichtet werden dürfen.
Reicht es aus, die Verfahrensdokumentation einmal zu erstellen?
Eine einmalige Erstellung der Verfahrensdokumentation ist nicht ausreichend. Das Dokument muss zwar einmalig erstellt werden, jedoch stets aktuell gehalten werden. Daher ist es nicht ratsam, die Verfahrensdokumentation erst dann zu erstellen, wenn das Finanzamt diese anfordert. Die GoBD fordern, dass die Verfahrensdokumentation lückenlos alle Prozesse und Systeme für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist von relevanten Dokumenten beschreibt. Betriebsprüfungen beziehen sich oft auf einen Zeitraum von drei bis vier Jahren, während sich Unternehmensprozesse stetig verändern. Daher sollte das Dokument kontinuierlich aktualisiert werden.
Unternehmen müssen stets auf Vollständigkeit und Richtigkeit achten. Alle relevanten Unterlagen, einschließlich E-Mails, Anlagen, Rechnungen und Aufträge, sind für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Unternehmen sind zudem dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass keine Belege verloren gehen.
Welche Konsequenzen drohen bei einer fehlenden Verfahrensdokumentation?
Bei Systemen und Prozessen ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit jedoch direkt mit der Verfahrensdokumentation verknüpft. Bei deren Fehlen kann das Verwerfen der gesamten Buchhaltung die Folge sein. Vor allem in Verbindung mit festgestellten Mängeln in der Buchhaltung kann dies schwerwiegende Konsequenzen haben.
Falls Mängel festgestellt werden, hat der Betriebsprüfer das Recht, die Buchführung zu verwerfen und hinzuzuschätzen, wobei Hinzuschätzungen von fünf bis zehn Prozent des Gesamtumsatzes nicht unüblich sind. Die Finanzverwaltung ist berechtigt, bei Einzelprüfungen sachliche Fehler in der Buchführung festzustellen und eine entsprechende Schätzung vorzunehmen, basierend auf einer Angemessenheits- und Plausibilitätsprüfung.
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Gelten für die Gastronomie besondere Vorgaben?
Insbesondere die Gastronomie als eine Branche mit hohem Bargeldanteil steht im Fokus der Finanzverwaltung. Die Verfahrensdokumentation spielt hier auch bei der sogenannten Kassennachschau eine bedeutende Rolle. Immer wieder finden unangekündigte Kassenprüfungen bzw. eine Kassennachschau statt. Bei der Kassenführung können Unternehmen durch die Verfahrensdokumentation nachweisen, dass sie ihre Kasse ordnungsgemäß führen.
Die Anwenderdokumentation legt fest, ob es Anweisungen für Kassierer gibt oder eine Bedienungsanleitung vorliegt, und enthält Angaben zu Soft- und Hardware sowie zu Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffsrechten. Eine fehlerhafte Kassenführung kann Strafen von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen.
Die Verfahrensdokumentation gibt Unternehmen die Gelegenheit, sich nochmals intensiv mit ihren internen Abläufen zu beschäftigen und diese zu aktualisieren, um mögliche Risiken zu minimieren. ViaConsilium unterstützt Sie dabei. Sprechen Sie uns jetzt an!
Auf einen Blick
Unsere Leistungen zur Verfahrensdokumentation
- Verfahrensdokumentation erstellen
- Beratung zur GoBD
- Beratung zu den Anforderungen der Verfahrensdokumentation
- Begleitung bei der Visualisierung Ihrer Prozesse
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